Integritetspolicy

Botanika Uppsala har åtagit sig sekretess för din information. Denna sekretesspolicy beskriver vår nuvarande praxis om användning av personlig information. Ta dig tid att läsa denna sekretesspolicy noggrant.

Denna policy läsas tillsammans med webbplatsens villkor.

1. Om oss

Detta är integritetspolicyn för Botanika Uppsala AB, vid varumärkesbenämning Botanika Rooms, Beds & Bars. Vi är ett företag registrerat i Uppsala, Sverige under registreringsnummer 559215-7332, på Skolgatan 45, Uppsala 75232.

Botanika är en botanisk oas i hjärtat av Uppsala, med en stor variation av rum, två barer, café, socialt spelområde och coworking. Botanika är en biofilisk upplevelse för den moderna resenären. Som tjänsteleverantör samlar vi in och bearbetar data så att vi kan hantera din bokning, hantera dina bokningsförfrågningar, förbättra din upplevelse när du använder vår webbplats och hantera eventuella problem du kan ha. Detta gör oss till en “controller” av dina personuppgifter.

Vi använder också tredjepartsleverantörer (“Partners”) som levererar tjänster där vi kommer att använda din personliga information för att boka tjänster åt dig. För denna aktivitet är våra partners också “Controllers” och denna sekretesspolicy täcker deras behandling av dina personuppgifter. All behandling av din personliga information hos våra partners som ligger utanför ovanstående omfattning kommer att utföras i enlighet med den partners integritetspolicy.

2. Vår behandling av din personliga information

Vi samlar in och använder olika personliga uppgifter om dig av olika skäl, beroende på vår relation med dig. Ibland får vi “speciella kategorier av personlig information” (som är information som rör din hälsa, ras eller etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse) där du tillhandahåller detta till oss som en del av en speciell begäran om din vistelse. Där du ger oss din specialkategori personlig information kommer vi att använda detta för att ge dig råd och för att hjälpa dig hitta en service som är anpassad till dina behov.

Där du tillhandahåller personlig information till oss om andra individer (till exempel familjemedlemmar eller andra gäster som bor i boendet) kommer vi också att kontrollera deras personliga information och vi ansvarar för att skydda deras personliga information och använda den på lämpligt sätt. Denna policy kommer därför att gälla för dessa individer och du bör hänvisa dem till denna policy.

Vilken personlig information samlar vi in?

Vid bokningsstadiet

-Ditt fulla namn och titel, adress, telefonnummer och e-postadresser, födelsedatum och kön.
-Identitetsdokument som pass, körkort och nationellt försäkringsnummer.
-Anställningsstatus och relaterad information, t.ex.
-Detaljer om dina speciella önskemål som är relevanta för din bokning.
-Detaljer om dina tidigare vistelser eller bokningar med Botanika.
-Fordonets registreringsnummer.
-Antalet vuxna och barn som bor hos dig.
-Detaljer om betalkortet som du använder för att göra bokningen, inklusive korttyp, utgångsdatum och sista fyra siffror.
-Inspelningar av telefonsamtal vi gör när du bokar via telefon.

Vid ankomst till ditt boende
-Identitetsdokument som pass, körkort och nationellt försäkringsnummer.
-Ditt fulla namn och titel.
-Ditt unika bokningsreferensnummer.
-CCTV-inspelningar på fastigheten.

Under eller efter din vistelse
-All feedback som du ger oss, inklusive eventuella klagomål som du kan ha.
-Vilken speciell kategoriinformation samlar vi in?
-Information om din hälsa om relevant för din bokning (till exempel om du har en fysisk funktionshinder som skulle kräva att du har rullstolstillträde till en lägenhet).
-Vi kommer också att samla in information som du tillhandahåller oss genom en särskild begäran som en del av din bokning där du anser det vara relevant, till exempel som avslöjar eller sannolikt kommer att avslöja din ras eller etnicitet, religiösa eller filosofiska övertygelser, politiska åsikter eller uppgifter om din sexliv eller sexuell läggning

Hur samlar vi in din personliga information?

Direkt från dig:
-När du bokar ett av våra boenden via vår webbplats eller via e-post
-När du bokar ett av våra boende via telefon; under senare kommunikationer vi har med dig, till exempel via telefon, e-post eller livechatt eller när du gör en allmän förfrågan.

Vi samlar också in din personliga information från:
-Din arbetsgivare, om bokningen görs av din arbetsgivare för din räkning.

Vem delar vi din personliga information med?

Vi delar inte eller sprider din personliga information på annat sätt än till följande tredje parter och endast under de begränsade omständigheter som vi har angett ovan:
-Tjänsteleverantörer vi har avtalat med inkluderar leverantörer av betalningstjänster, våra underleverantörer och agenter, revisorer, våra advokater, aktuarier, IT-leverantörer och databasleverantörer, leverantörer av marknadsföringsmail och affärsleverantörer.
-Eventuella tredje parter vid försäljning, fusion, omorganisation, överföring eller upplösning av vår verksamhet.
-Lagförvaltningsorgan som polis, HMRC och skattemyndigheter

Vad kommer vi att använda din personliga information till?

Vi använder din information av följande juridiska skäl: Vi måste använda din personliga information till ange bokningskontraktet med dig. Vi kommer att lita på detta juridiska skäl för alla aktiviteter som är anslutna till din bokning och utan att använda din personliga information skulle vi inte kunna göra, till exempel att bekräfta din bokningsinformation efter bekräftelse av betalningen.

Vi har ett affärsbehov för att använda din personliga information. Detta kommer att inkludera i syfte att driva och förbättra vår webbplats, säkerställa säkerheten på vår webbplats och tjänster, underhålla säkerhetskopior av våra databaser och svara på dina förfrågningar. När vi litar på denna rättsliga grund är vi skyldiga att bedöma dina rättigheter och se till att vi inte använder din information om vi inte kan visa ett legitimt affärsbehov.

När vi använder din “speciella kategoriinformation” (t.ex. information om din hälsa) kommer vi att be om ditt uttrycka samtycke. Vi har också tillåtelse att använda din speciella kategoriinformation om vi behöver fastställa eller försvara våra juridiska rättigheter.

3. Vilka marknadsföringsaktiviteter genomför vi?

När du prenumererar på våra e-postmeddelanden och / eller nyhetsbrev skickar vi dig relevanta aviseringar och / eller nyhetsbrev – men bara om du har kommit överens. Du kan när som helst avsluta prenumerationen på den här typen av kommunikation genom att klicka på länken i sidfoten på e-postmeddelandet eller e-posta oss på contact@botanika.se. Vi samlar också in ytterligare information om ditt deltagande i alla tävlingar som vi kör. Vi använder också marknadsföringstjänster på Facebook för att marknadsföra våra tjänster och boende på Facebook och Instagram. Vi säljer inte din information till tredje part.

4. Automatiskt beslutsfattande

Automatiskt beslutsfattande hänvisar till en situation där ett beslut fattas med hjälp av personlig information som behandlas enbart med automatiska medel (dvs. med hjälp av en algoritm eller annan datorprogramvara) snarare än ett beslut som fattas med någon form av mänskligt engagemang. Botanika gör för närvarande automatiserade beslutsfattande. 

Vi gör detta på flera sätt:
-Skicka automatiskt e-postmeddelanden före och efter vistelse baserat på datumen för din vistelse.
-Tilldela bostadstyper baserade på eventuella speciella krav som har tagits emot (till exempel ett rullstolsanpassat rum).
-Tilldela automatiskt specifika rum baserat på ankomstdatum och tillgänglighet.
-Vi kan också skicka e-postkommunikation baserat på ditt valda språk; detta kommer att göras automatiskt.
-Om du stannar hos oss vid mer än ett tillfälle kommer våra system att märka dig som återvändande kund. Detta gör att vi kan erbjuda en mer personlig service baserad på tidigare vistelser.

5. Hur länge lagrar vi personlig information för?

Vi kommer endast att bevara din personliga information så länge som det är rimligt nödvändigt för att uppfylla de syften som anges i avsnitt 3 ovan och för att uppfylla våra juridiska och lagstadgade skyldigheter. Om du vill ha mer information om hur länge vi kommer att bevara din personliga information till, kontakta oss med hjälp av informationen i avsnitt 9.

6. Vad är vår metod för att skicka din personliga information utomlands

Vi har enligt europeiska lagar om dataskydd rätt att överföra din personliga information till länder utanför EES under följande omständigheter: 
Det är nödvändigt för utförandet av det kontrakt vi har med dig.
Det är nödvändigt att skydda dina livsviktiga intressen, dvs det är en livs- eller dödsituation.
Det kan också vara vissa fall där din personliga information överförs till länder utanför EES, till exempel när vi överför information till tredjepartsleverantörer som är baserade utanför EES eller när tredje parter som agerar på vår vägnar överför din personliga information till länder utanför EES EES.
Om en sådan överföring äger rum kommer vi att vidta lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att din personliga information skyddas tillräckligt.

Vi kommer att göra det på flera sätt inklusive:
Ingå dataöverföringskontrakt och använda specifika avtalsbestämmelser som har godkänts av europeiska dataskyddsmyndigheter som annars kallas “standardavtalsklausuler”.
Överföring av personuppgifter till företag i USA som är certifierade enligt “Privacy Shield”. Privacy Shield är ett system där företag certifierar att de tillhandahåller en tillräcklig dataskydd;
Vi kommer bara att överföra personuppgifter till företag i länder utanför EES som av europeiska dataskyddsmyndigheter anses ha tillräckliga nivåer av dataskydd för att skydda personlig information. 

Om du vill ha mer information om våra dataöverföringar och stegen vi vidtar för att skydda din personliga information, vänligen kontakta oss med hjälp av informationen i avsnitt 9.

7. Hur skyddar vi din information?

Botanika ser till att alla våra system är skyddade med säkra lösenord och autentiseringsmekanismer med flera faktorer. All kundinformation lagras i säkra datacentra med branschstandardskydd och krypteras där det är tillämpligt. All datatillgång segmenteras av roll och användarrättigheter.

8. Dina rättigheter

Du har flera dataskyddsrättigheter som ger dig rätt att begära information om din personliga information, att diktera vad vi gör med det eller för att stoppa oss att använda den på vissa sätt. Om du vill utöva de rättigheter som anges nedan, vänligen kontakta oss när som helst med hjälp av informationen i avsnitt 9. Det kommer normalt inte att debiteras för detta. Vi respekterar dina rättigheter i förhållande till personlig information som vi har om dig, men vi kan inte alltid följa dina önskemål, till exempel: Vi kanske inte kan ta bort din information om vi enligt lag är skyldiga att hålla den under en längre tid; eller om vi tar bort din information skulle vi inte ha nödvändig information vi behöver för att slutföra din bokning eller hantera ditt Botanika-konto.

Rätten till tillgång till din personliga information ►
Du kan begära en kopia av den personliga information som vi har om dig och vissa detaljer om hur vi använder den. Din personliga information kommer normalt tillhandahållas skriftligen om du inte begär något annat eller om du har gjort en begäran på elektronisk väg såsom e-post, kommer vi att tillhandahålla sådan information i elektronisk form där det är möjligt.

Rätten att dra tillbaka ditt samtycke ►
Om vi förlitar oss på samtycke som den rättsliga grunden för att använda din personliga information, har du rätt att dra tillbaka det ursprungliga medgivandet.

Rätten till rättelse ►
Vi gör rimliga ansträngningar för att hålla din personliga information vid behov uppdaterad, fullständig och korrekt. Vi uppmuntrar dig att se till att din personliga information är korrekt så vänligen meddela oss regelbundet om du tror att informationen vi har om dig kan vara felaktig eller inte fullständig. Vi kommer att korrigera och ändra all sådan personlig information och meddela tredje parts mottagare om nödvändiga ändringar.

Rätten till begränsning av behandlingen ►
Med förbehåll för omständigheterna under vilken du utövar denna rättighet, kan du begära att vi slutar använda din personliga information, till exempel där du tror att vi inte längre behöver använda din personliga information.

Rätten till dataportabilitet ►
Med förbehåll för omständigheterna under vilka du utövar denna rättighet, kan du begära att vi hamnar över personlig information som du har gett oss till en tredje part i ett vanligt använt och maskinläsbart format.

Rätten att radera ►
Du kan begära att vi tar bort din personliga information. Till exempel, där vi inte längre behöver din personliga information för det ursprungliga syftet samlade vi in dem för eller där du har utövat din rätt att återkalla samtycke. Även om vi kommer att utvärdera varje begäran, är denna begäran föremål för juridiska och myndighetskrav som vi måste uppfylla.

Rätten att invända mot direkt marknadsföring ►
Du kan begära att vi när som helst sluta skicka marknadsföringsmeddelanden genom att klicka på knappen “avsluta prenumerationen” i alla e-postmeddelanden som vi skickar till dig eller genom att kontakta oss med hjälp av informationen i avsnitt 9. Observera att även om du utövar denna rättighet eftersom du inte vill ta emot marknadsföringsmeddelanden kan vi fortfarande skicka dig servicrelaterad kommunikation där det behövs.

Rätten att klaga hos ICO ►
Om du tror att vi har brutit mot lagar om dataskydd när du använder din personliga information kan du klaga till mottagningen genom att kontakta info@hotellbotanika.se. Observera att utövande av denna rättighet och inlämnande av ett klagomål inte kommer att påverka andra lagliga rättigheter eller rättsmedel du har.

9. Kontakta oss

Om du vill ha mer information om hur vi använder din personliga information, ytterligare tydlighet om hur vi använder din personliga information eller något som hänvisas till i denna policy, vänligen kontakta oss på info@hotellbotanika.se.

10. Uppdateringar av denna sekretesspolicy

Vi förbättrar kontinuerligt våra metoder för kommunikation och tillsammans med lagändringar och teknikens förändrade karaktär, kommer vår datapraxis och hur vi använder dina uppgifter att ändras från tid till annan. Om och när vår datapraxis ändras kommer vi att meddela dig och vi kommer att ge dig den mest uppdaterade policyn. Du kan se det genom att kontrollera vår webbplats www.botanika.se

Denna policy uppdaterades senast den 22 januari 2020.